Verifactu explicado: flujo, QR y requisitos técnicos para entrar en 2026 a tiempo

Resumen ejecutivo

En 2026 entra en vigor el marco de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cambiará cómo se emiten, registran y custodian las facturas en España. El elemento más visible será el código QR en todas las facturas y, si se elige la modalidad verificable, la leyenda VERI*FACTU. Para aterrizarlo sin sobresaltos, conviene entender procesos, roles y requisitos del software desde hoy.

Si necesitas una definición operativa y ejemplos prácticos, aquí te explicamos cómo funciona Verifactu aplicado al día a día de pymes, agencias y equipos de marketing.

Qué es Verifactu y qué persigue

Verifactu es un modelo de registros de facturación seguros que generan los SIF al emitir una factura o ticket. Cada registro se encadena criptográficamente con el anterior, lo que evita manipulaciones y refuerza la trazabilidad. Hay dos modalidades:

• Verificable (VERI*FACTU). El sistema remite en línea los registros a la AEAT de forma continua y segura.
• No verificable. No hay remisión continua, pero el software debe conservar los registros con garantías y exportarlos cuando se requiera.

En ambos casos, todas las facturas llevan código QR para comprobaciones rápidas y evidencias en devoluciones, garantías o auditorías.

Por qué le importa a marketing, ventas y finanzas

No es un cambio "solo contable". Impacta en la experiencia de cliente y en la operativa comercial:

• Velocidad en caja y devoluciones. El QR facilita validar datos en mostrador o postventa y reduce discusiones por errores de emisión.
• Menos fricción en auditorías internas. Trazabilidad y exportaciones estandarizadas acortan cierres y reducen horas improductivas.
• Confianza de marca. Un documento verificable transmite seriedad y profesionaliza el proceso de compra, online y offline.
• Alineación omnicanal. TPV, ecommerce y facturación manual deben emitir con plantillas coherentes y reglas comunes.

Flujo real de una factura con Verifactu

1) Pedido y datos mínimos de facturación

El cliente confirma compra en tienda o web. El sistema valida NIF, razón social y forma de pago. Si hay varios canales, conviene centralizar las altas en un maestro de clientes para evitar duplicados.

2) Emisión en el SIF

El punto de venta, el ERP o la plataforma de ecommerce emite la factura y, al mismo tiempo, el SIF genera el registro de alta con campos normalizados. Ese registro se encadena por hash con el inmediatamente anterior, creando una cadena inalterable.

3) QR y leyendas

La plantilla de factura inserta el código QR en posición visible y, si se opera en modo verificable, añade la leyenda VERI*FACTU. El QR debe ser legible en papel y pantalla, también cuando se reduce a formato ticket.

4) Remisión o custodia del registro

• Verificable. El SIF envía el registro a la Sede de la AEAT. Si cae la conexión, no se detiene la venta: el sistema marca incidencia y reintenta hasta completar.
• No verificable. El SIF custodia los registros con garantías y permite exportarlos bajo demanda, junto al registro de eventos del sistema.

5) Contabilidad y conciliación

El SIF o el ERP generan los asientos y permiten conciliar cobros. Las exportaciones estandarizadas facilitan a la asesoría presentar libros y responder requerimientos sin pedir capturas o PDFs dispersos.

Requisitos técnicos mínimos que debe cumplir tu software

Integridad y trazabilidad

• Encadenado hash de registros de facturación.
• Registro de eventos del sistema: altas, anulaciones, cambios de configuración, incidencias, reintentos y accesos de administración.

Interoperabilidad y evidencias

• Exportación estandarizada de registros y eventos, con legibilidad por terceros.
• Plantillas con QR y leyendas aplicables a facturas completas y simplificadas.
• Declaración responsable del fabricante, que acredite el cumplimiento del marco.

Remisión y resiliencia

• Remisión segura de registros en modalidad verificable.
• Colas de envío y reintentos ante caídas de red o de la Sede.
• Alertas por envíos pendientes al cierre de caja o fin de jornada.

Consejo de implementación: aunque elijas no verificable, exige a tu proveedor la capacidad de remisión. Evitas bloqueos si cambias de modalidad o ante un requerimiento específico.

Cómo elegir modalidad: verificable vs no verificable

Elige verificable (VERI*FACTU) si…

• Buscas reducir la carga de custodia interna y agilizar respuestas ante inspecciones.
• Operas con conectividad estable y varios puntos de emisión.
• Valoras la automatización y la evidencia en tiempo casi real.

Elige no verificable si…

• Tienes ubicaciones con cobertura irregular o vendes en movilidad.
• Tu asesoría ya gestiona bien exportaciones y archivado con procedimientos robustos.
• Prefieres un despliegue por fases sin dependencia de la red.

Coexistencia. Una organización puede operar varios SIF con modalidades distintas por línea de negocio o geografía. Lo que no se puede es mezclar modalidades dentro del mismo SIF.

Impacto por tipo de negocio

Retail y cadenas con múltiples TPV

El reto está en estandarizar plantillas y protocolos de incidencias. En tiendas con buena conectividad, la modalidad verificable reduce trabajo de back office. En kioscos o pop-ups con 4G inestable, puede interesar no verificable con buenas rutinas de exportación.

Hostelería

Volumen alto de facturas simplificadas, turnos y varios cajones. El QR acelera devoluciones y cierres. Es crítico un plan de reintentos fuera de horas punta y un dashboard que muestre colas a cero al final del día.

Servicios profesionales

Pocas facturas, alto valor unitario. La modalidad verificable suele ahorrar gestión documental. Conviene revisar flujos de presupuesto, aceptación y facturación para que el QR quede integrado en PDFs y envíos por email.

Ecommerce y suscripciones

Integra el SIF con la plataforma para que el QR y la leyenda aparezcan de forma coherente en PDFs, correos y áreas privadas. Cuidado con los duplicados de pedido vs factura y con las rectificativas en reembolsos parciales.

Checklist de preparación 2026 para empresas y agencias

1. Inventario de puntos de emisión. TPV, ERP, ecommerce, apps y sedes. Identifica propietarios, permisos y dependencias.
2. Mapa de procesos. Desde el pedido al asiento contable. Señala tareas manuales, silos y "cajas negras".
3. Decisión de modalidad por SIF. No mezcles dentro del mismo sistema. Documenta el criterio y revisiones.
4. Plantillas listas. Añade QR y, si aplica, leyenda. Verifica legibilidad en térmico y A4.
5. Piloto controlado. Ejecuta en una tienda o línea. Simula incidencias, anulaciones, rectificativas y cortes de red.
6. Exportaciones y restauración. Genera un set de prueba, comprueba que un tercero lo puede leer y que se restauran copias.
7. Formación. Manuales cortos para caja, administración y soporte. Qué hacer ante cola de envíos, cómo leer el QR y cómo cerrar con pendientes.
8. Gobernanza. Define responsables, SLAs internos y un canal único para incidencias.
9. Proveedor alineado. Pide declaración responsable, manual técnico y plan de actualizaciones.
10. Cierre operativo. Dashboard de colas, alertas y auditoría semanal de integridad.

Errores frecuentes que conviene evitar

• Dejar las plantillas para el final. El QR mal posicionado se corta al imprimir o tapa datos fiscales.
• No probar escenarios de caída. Las incidencias ocurren. Lo importante es que el sistema no pare y recupere envíos sin intervención manual excesiva.
• Pensar solo en el software. Sin procesos y roles claros, el cambio se atasca en cierres.
• Olvidar la asesoría. Alinear con quien presenta libros evita duplicidades y correcciones de última hora.
• No medir. Sin indicadores de colas, reintentos, rectificativas y tiempos de emisión, la mejora continua no existe.

Plantillas: recomendaciones de diseño y UX

• Ubicación del QR. Zona despejada, lejos de campos críticos. Tamaño mínimo legible en ticket y A4.
• Jerarquía visual. Razón social, NIF, fecha y número de factura deben seguir en primer plano. El QR no puede distraer de los datos esenciales.
• Versionado. Mantén control de versiones de plantillas y una libreta de cambios con fechas y responsables.
• Canales. Asegura consistencia entre PDF, impresión térmica y emails transaccionales.

Indicadores para tus dashboards

• Tiempo de emisión por canal y SIF.
• Colas de envíos pendientes y reintentos exitosos.
• Tasa de anulaciones/rectificativas por 1.000 facturas.
• Incidencias por punto de venta y franja horaria.
• Porcentaje de comprobaciones de QR en postventa y atención al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica B2B?
No. La factura electrónica B2B regula el intercambio estructurado entre empresas. Verifactu regula registros de facturación, su integridad y, en su caso, la remisión a la AEAT. Pueden convivir y hay que planificar ambos si haces B2B.

Estoy en SII, ¿tengo que cambiar algo?
Si operas en SII, mantienes ese régimen. Debes coordinar plantillas, exportaciones y procesos para evitar duplicidades. El punto clave es la coherencia entre SII y SIF en tu circuito interno.

¿El QR es obligatorio siempre?
Sí. Todas las facturas del ámbito del SIF incorporan código QR. Si trabajas en modalidad verificable, además figurará la leyenda VERI*FACTU.

¿Qué pasa si se cae Internet durante la venta?
El SIF no detiene la facturación. Marca incidencia y mantiene los registros en cola para su envío cuando vuelva la conexión. Es recomendable configurar alertas para validar que las colas queden a cero al cierre.

¿Puedo operar con dos modalidades a la vez?
Sí, a nivel de organización puedes tener varios SIF y asignarles modalidades distintas. Lo que no se admite es alternar modalidades dentro del mismo SIF.

¿Habrá una herramienta sencilla para microempresas?
Se prevé un aplicativo simplificado para emisores con muy bajo volumen. Emite con QR y gestiona los registros, pero no cubre escenarios complejos. Para operar multicanal, mejor un SIF completo.

Cierre: menos riesgo, más control

Adaptarse a Verifactu no es solo instalar un módulo. Es gestión del cambio: procesos escritos, plantillas bien diseñadas, formación de equipos y un proveedor que responda. Las empresas que arrancan hoy con un piloto y una hoja de ruta clara llegan a 2026 con menos estrés y más control.

Si tu empresa está rediseñando el circuito de facturación, comienza con un piloto en un punto de venta o línea de servicios, valida QR, remisión o exportaciones y documenta protocolos de incidencias. Con roles definidos y plantillas cerradas, el salto a 2026 será previsible.